Der Unterweisung. Der Weisheit. Dem Pflichtgefühl.

Finanzordnung

in der Fassung vom 27. Oktober 2018:

Auf der Grundlage von § 4 in Verbindung mit den §§ 32, 36 und 39 der Satzung vom 27.10.2018, hat die Mitgliederversammlung in ihrer Sitzung vom 27.10.2018 folgende Vereinsordnung beschlossen:

Diese Vereinsordnung führt die in der Satzung enthaltenen Bestimmungen über das Rechnungswesen aus. Sie konkretisiert insbesondere die Abwicklung des Zahlungsverkehres, den Vollzug der Haushaltsplanung und die Tätigkeit der Revisionskommission.

Abs. 1
Die Eröffnung, Führung und Auflösung von Konten und Schließfächern auf den Namen des Vereins obliegt dem Vorstand. Er beschließt über derartige Belange im Beschlussverfahren. Auf die Vertretung des Vereins gegenüber Sparkassen oder Banken in Angelegenheiten der Kontoführung finden die im Sinne des § 26 BGB geltenden Vorschriften der Satzung Anwendung. Der Vorstand kann einzelnen Vorstandsmitgliedern für die Konten und Schließfächer des Vereins Einzelverfügungsberechtigung durch Beschlussfassung einräumen.

Abs. 2
Die Einrichtung von Überziehungskrediten ist unzulässig, solange die Mitgliederversammlung nicht zugestimmt hat.

Abs. 3
Der Verein führt eine Hauptkasse, die von einem Kassenverantwortlichen verwaltet wird. Der Kassenverantwortliche trägt die Verantwortung für die inhaltliche und rechnerische Richtigkeit der Kasse. Er wird vom Vorstand widerruflich bestimmt. Beruft der Vorstand den Kassenverantwortlichen ab, ist eine Kassenprüfung gemäß § 4 durchzuführen. Der Personenwechsel ist vom Vorstand schriftlich festzuhalten. Das Protokoll ist von einem Vorstandsmitglied, dem scheidenden und zukünftigen Verantwortlichen zu unterzeichnen.

Abs. 4
In Ausnahmefällen können vom Vorstand zeitlich befristete Sonderkassen genehmigt werden. Die Bestimmungen über den Kassenverantwortlichen nach § 2 Abs. 3 finden entsprechend Anwendung.

Abs. 1
Für jede Kasse wird ein Kassenjournal geführt, in dem sämtliche zahlungswirksamen Vorgänge anhand eines eindeutigen Beleges zu erfassen sind. Die Zahlungsbelege werden vom Kassenverantwortlichen unterzeichnet. Alle ordnungsgemäßen Belege werden, nachdem sie im Journal erfasst sind, in zeitlicher Reihenfolge sortiert, aber sachlich getrennt, aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist für Belege beträgt zehn Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres, in dem sie entstanden sind.

Abs. 2
Jedem Beleg dürfen zur besseren Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit weitere Dokumente angehängt werden. Rechnungen und Quittungen gelten nur dann als Anhang, wenn sie mit den auf dem dazugehörigen Beleg ausgewiesenen Geldmitteln bezahlt wurden.

Abs. 3
Buchungen im Sinne von Ein- und Auszahlungen dürfen nur vom Kassenverantwortlichen vorgenommen werden.

Abs. 4
Kassendifferenzen sind unverzüglich nach Feststellung vom Kassenverantwortlichen über einen Korrekturbeleg auszubuchen, nachdem die Korrekturbuchung von zwei Vorstandsmitgliedern genehmigt worden ist. Derartige Vorgänge dienen ausschließlich dem Ausbuchen von Kassendifferenzen und sind gesondert in einem Korrekturbuchungsverzeichnis auszuweisen.

Abs. 5
Der Bestand an Bargeld ist auf den für Zahlungen notwendigen Umfang zu beschränken. Der Vorstand bestimmt für jede Kasse den höchstmöglichen Bargeldbestand.

Abs. 1
Jede Kasse wird vom Vorstand auf inhaltliche und rechnerische Richtigkeit geprüft. Das Prüfungsergebnis wird in einem Kassenprüfungsprotokoll festgehalten. Kassenprüfungen werden zum Monatsende, bei Verantwortlichkeitswechseln und auf Verlangen der Revisionskommission durchgeführt.

Abs. 2
Ist der Kassenverantwortliche zugleich Mitglied des Vorstandes, darf der Verantwortliche für seine Kasse keine Kassenprüfung durchführen und keinen Verantwortlichkeitswechsel dokumentieren. In dem Fall führt der Kassenverantwortliche Korrekturbuchungen nach gemeinschaftlicher Genehmigung durch zwei andere Vorstandsmitglieder aus.

Abs. 1
Der gesamte Zahlungsverkehr wird durch den Schatzmeister abgewickelt. Zahlungen werden vom Schatzmeister nur geleistet, wenn im Rahmen des Haushaltsplanes ausreichende Finanzmittel zur Verfügung stehen oder der Verein zur Leistung der Zahlung rechtlich verpflichtet ist. Der Schatzmeister ist gegenüber den Kassenverantwortlichen weisungsbefugt, sofern dem kein Vorstandsbeschluss entgegensteht.

Abs. 2
Vor der Anweisung eines Zahlungsausganges muss die sachliche Berechtigung des Vorganges von einer Stelle, die zur Verfügung über Vereinsvermögen berechtigt ist, bestätigt werden. Der bestätigte Vorgang ist dem Schatzmeister mit den dazugehörigen Belegen unter Beachtung von Skonto-Fristen zur Auszahlung einzureichen. Der Schatzmeister entscheidet über den Zahlungsweg.

In Ausführung der Satzungsbestimmungen gelten folgende Verfügungsgrenzen:

Über Vermögen des Vereins verfügen kann

  • der Vorstandsvorsitzende bis zum Betrag von 100€,
  • der stellvertretende Vorstandsvorsitzende bis zum Betrag von 100€,
  • der Schatzmeister bis zum Betrag von 100€,
  • der Vorstandsvorsitzende, sein Stellvertreter und der Schatzmeister gemeinschaftlich bis zum Betrag von 300€,
  • der Vorstand bis zum Betrag von 4.000€ und
  • die Mitgliederversammlung in unbegrenzter Höhe.

Der Vorstand kann den Projektleitern Vollmacht zur eigenverantwortlichen Anweisung von Zahlungen erteilen, die mit ihrem Projekt in Zusammenhang stehen. Die Vollmachten gelten im Innenverhältnis. Sie können zeitlich befristet werden. Sie weisen den Höchstbetrag aus, bis zu dem die Projektleiter in einzelnen Angelegenheiten verfügen dürfen.

Abs. 3
Die für die Aufrechterhaltung des Zahlungsverkehres notwendigen Unterlagen bewahrt der Schatzmeister auf. Dabei handelt es sich insbesondere um Lastschriftmandate.

Der Schatzmeister darf Zahlgeschäfte auf Rechnung Dritter nur tätigen, wenn dies durch die Satzung oder diese Finanzordnung bestimmt wird oder durch den Vorstandsvorsitzenden angeordnet ist. Eine Anordnung ist nur zulässig, wenn diese im Interesse des Vereins liegt.

Abs. 1
Die Buchhaltung des Vereins obliegt dem Vorstand. Sie umfasst insbesondere

  • die Aufstellung des Kontenplanes, des Kostenstellenplanes und des Budgetplanes,
  • die Führung der Handelsbücher und des Belegwesens sowie
  • die Aufstellung des Jahresabschlusses innerhalb der ersten drei Monate nach dem Jahreswechsel.

Der Vorstand bestimmt hierfür einen Verantwortlichen für das Finanzwesen des Vereins.

Abs. 2
Sämtliche Belege, die mit der Finanzwirtschaft des Vereins in Zusammenhang stehen, sind zum Monatsende, jedoch spätestens nach Abschluss ihrer Bearbeitung, an den Verantwortlichen für das Finanzwesen weiterzuleiten. Ihm obliegt die zentrale Aufbewahrung der für die Buchhaltung relevanten Dokumente.

Unter diese Regelung fallen vor allem

  • die Auszüge und Saldenmitteilungen über die Konten des Vereins,
  • das Kassenjournal und die Belege der Hauptkasse,
  • das Kassenjournal und die Belege einer jeden Sonderkasse,
  • Anträge auf Auszahlung von Geldern,
  • Projektabrechnungen,
  • Spendenquittungen und Sponsorenverträge sowie
  • erhaltene und abgesandte Rechnungen des Vereins.

Abs. 1
Der Vorstand fasst inhaltlich zusammengehörende Erträge und Aufwendungen des Haushaltsjahres in Haushaltsbudgets zusammen. Jedem Budget wird eindeutig eine verantwortliche Person zugeordnet, welche die Realisierung der Erträge und Aufwendungen des Budgets überwacht. Die Gesamtheit der Haushaltsbudgets bildet den Budgetplan.

Abs. 2
Der Vorstand bildet einen Kostenstellenplan, der nach den Tätigkeitsbereichen des Vereins gegliedert sein soll. Einer Kostenstelle sind alle Haushaltsbudgets mit gleichem oder ähnlichem sachlichen Zusammenhang zuzuordnen. Die Summe aus den Salden der zugeordneten Budgets ergibt den Saldo der Kostenstelle. Jeder Kostenstelle wird eindeutig eine verantwortliche Person zugeordnet, welche die Einhaltung des Kostenstellensaldos überwacht.

Abs. 1
In dem für jedes Geschäftsjahr aufzustellenden Haushaltsplan sind auszuweisen

  • die kalkulierten Erträge und Aufwendungen des Haushaltsjahres,
  • die kalkulierten Erträge und Aufwendungen des vorangegangenen Haushaltsplanes sowie
  • die tatsächlich angefallenen Erträge und Aufwendungen des zweiten dem Haushaltsjahr vorangegangenen Jahres.

Abs. 2
Der Haushaltsplan richtet sich in seiner Aufstellung nach dem folgenden Schema:

(a) Ergebnisrechnung
Die Ergebnisrechnung gliedert sich in ihrem Aufbau nach dem Kontenplan des Vereins. In ihr sind die Salden der Buchhaltungskonten, getrennt nach Ertrags- und Aufwandskonten, auszuweisen. Die Ergebnisrechnung wird saldiert.

(b) Kostenstellenrechnung
Die Kostenstellenrechnung gliedert sich in ihrem Aufbau nach dem Kostenstellenplan des Vereins. Für jede Kostenstelle ist eine separate Rechnungen aufzustellen, in der sämtliche der Kostenstelle zuzurechnenden Haushaltsbudgets mit ihrem Saldo erfasst werden. Die Kostenstellen weisen einen Saldo auf.

(c) Budgetrechnung
Die Budgetrechnung gliedert sich in ihrem Aufbau nach dem Budgetplan des Vereins. Für jedes Haushaltsbudget ist eine separate Rechnung aufzustellen, in der sämtliche dem Budget zuzurechnenden Erträge und Aufwendungen erfasst werden. Die Haushaltsbudgets weisen einen Saldo auf.

(d) Anhang und Erläuterungen
In diesem Teil ist das Verhältnis zwischen den Aufwendungen des Haushaltsjahres zugunsten des Gymnasiums und für vereinsinterne Zwecke auszuweisen. Darüber hinaus ist auf erklärungsbedürftige Informationen aus der Ergebnis-, Kostenstellen- und Budgetrechnung näher einzugehen.

Abs. 3
Die Haushaltsplanung obliegt dem Verantwortlichen für das Finanzwesen des Vereins.

Abs. 4
Die schulischen Akteure können jährlich bis zum 30. September Anträge auf die Bereitstellung von finanziellen Mitteln im Haushaltsplan des Folgejahres stellen. Die Anträge sind hinreichend zu begründen und an den Verantwortlichen für das Finanzwesen zu richten.

Zu den schulischen Akteuren zählen:

  • die Schulleitung
  • der Oberstufenberater
  • die Fachbereichsleiter
  • die Fachschaftsleiter
  • der Schulsprecher
  • der Elternratsvorsitzende

Abs. 5
Der Entwurf des Haushaltsplanes soll dem Vorstand jährlich bis zum 30. Oktober zur Beratung vorgelegt werden. Der Vorstandsvorsitzende leitet den Haushaltsplanentwurf und das Ergebnis der Beratung an die Revisionskommission zur Beschlussfassung weiter.

Abs. 6
Der Vorstand überwacht die Ausführung des Haushaltsplanes. Die Projektleiter sind für die Einhaltung des Haushaltsplanes in ihrem Zuständigkeitsbereich verantwortlich. Sie erhalten zur Haushaltsüberwachung auf Wunsch Einblick in die mit ihrem Projekt in Zusammenhang stehenden Kostenstellen und Haushaltsbudgets.

Abs. 1
Tritt die in § 40 Abs. 3 der Satzung bestimmte vorläufige Haushaltsführung in Kraft, informiert der Vorstandsvorsitzende hierüber unverzüglich den Präsidenten der Mitgliederversammlung und seinen Stellvertreter. Gleiches gilt, wenn vor dem Ende des alten Haushaltsjahres absehbar wird, dass die vorläufige Haushaltsführung zum Jahreswechsel in Kraft treten wird.

Abs. 2
Während der vorläufigen Haushaltsführung darf der Vorstand lediglich

  • Aufwendungen leisten, zu deren Leistung der Verein rechtlich verpflichtet ist,
  • nicht verbrauchte Mittel des Vorjahres weiterhin einsetzen und
  • Mittel einsetzen, die für die Erfüllung unaufschiebbarer Aufgaben nach Abs. 3 erforderlich sind.

Abs. 3
Bei unaufschiebbaren Aufgaben handelt es sich um

  • die Bewirtschaftung des Vereinsvermögens,
  • die Fortführung bereits begonnener Vereinsprojekte und
  • die Förderung schulischer Projekte und einzelner Schüler, sofern der Verein die Förderung vor Beginn der vorläufigen Haushaltsführung zugesagt hat.

Abs. 1
Der Jahresabschluss ist nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung unter Anwendung der handels- und steuerrechtlichen Bewertungsvorschriften für Vermögens- und Schuldenwerte anzufertigen. Die Abschreibung von Sachanlagegütern erfolgt unabhängig von den Anschaffungskosten linear über die Nutzungsdauer des Wirtschaftsgutes. Am Ende der Nutzungsdauer ist ein Erinnerungswert von einem Euro anzusetzen, sofern das Gut weiter genutzt wird.

Abs. 2
Im Jahresabschluss müssen alle Erträge und Aufwendungen des Vereins im abgelaufenen Geschäftsjahr nachgewiesen werden. Im Jahresabschluss muss darüber hinaus eine Vermögens- und Schuldenübersicht enthalten sein. Erklärungsbedürftige Informationen, die nicht aus dem Jahresabschluss hervorgehen, sind in einem Anhang näher zu erläutern.

Der Anhang besteht insbesondere aus

  • einer Kostenstellenauswertung, aus der die Salden der Kostenstellen zum Bilanzstichtag hervorgehen,
  • einer Aufstellung über die zum Bilanzstichtag bestehenden Rücklagen unter Angabe des Bestandes zum Jahresanfang und Jahresende,
  • einer Aufstellung über die zum Bilanzstichtag bestehenden Sonderposten unter Angabe des Bestandes zum Jahresanfang und Jahresende sowie
  • dem Inventarverzeichnis nach § 13.

Abs. 3
Der Verantwortliche für das Finanzwesen stellt den Jahresabschluss in Zusammenarbeit mit dem Schatzmeister auf und leitet ihn fristgemäß dem Vorstandsvorsitzenden zu. Der Vorstand stellt den Jahresabschluss fest und beschließt über die Verwendung des Jahresergebnisses. Ist der Jahresabschluss festgestellt, wird er vom Vorstandsvorsitzenden mit sämtlichen die Buchhaltung des Geschäftsjahres betreffenden Unterlagen an den Vorsitzenden der Revisionskommission übergeben.

Abs. 1
Der Verein führt folgende Rücklagen:

  • Vermögensrücklage nach § 62 Abs. 3 AO
  • Freie Rücklage nach § 62 Abs. 1 Nr. 3 AO
  • Betriebsmittelrücklage nach § 62 Abs. 1 Nr. 1 AO
  • Projektrücklage nach § 62 Abs. 1 Nr. 1 AO
  • Gewinnrücklagen für die wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe i. S. d. Abschnittes 54 des AEAO

Ziel des Vereins ist die jährliche Speisung der Freien Rücklage unter Einhaltung der steuerrechtlichen Höchstgrenzen aus den Mitteln des Jahresüberschusses. Der Vorstand kann von diesem Ziel im begründeten Fall abweichen.

Abs. 2
Die Vermögensrücklage und die freie Rücklage dürfen nur mit Genehmigung der Revisionskommission aufgelöst werden. Die in die Betriebsmittelrücklage eingestellten Gelder müssen innerhalb eines Jahres vom Vorstand verbraucht sein. Die Projektrücklage ist durch den Vorstand aufzulösen, wenn ihre Mittel für die Verwirklichung des Rücklagezweckes notwendig werden.

Abs. 3
Die Gewinnrücklagen für die wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe sind aus konkretem Anlass nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung zu bilden. Sie sind aufzulösen, sobald der Grund für ihre Bildung entfallen ist.

Abs. 1
Zur Erfassung des Inventars ist ein Inventarverzeichnis anzulegen. Es sind alle Gegenstände aufzunehmen, die nicht zum Verbrauch bestimmt sind. Das Inventarverzeichnis muss das Anschaffungsdatum, die Bezeichnung, die Anschaffungskosten, die gesetzlich vorgeschriebene Nutzungsdauer, den Buchwert und den Aufbewahrungsort des Wirtschaftsgutes enthalten.

Abs. 2
Der Vorstand bestimmt einen Inventarverantwortlichen, der mit der Führung des Verzeichnisses und der Pflege der Wirtschaftsgüter des Vereins zu beauftragen ist.

Abs. 1
Die Mitgliedsbeiträge werden vom Schatzmeister nach den Bestimmungen der Satzung, der Beitragsordnung und der Geschäftsordnung erhoben. Sie stehen als Mittel, die an keinen Zweck gebunden sind, der Finanzierung der laufenden Geschäftstätigkeit des Vereins zur Verfügung.

Abs. 2
Der Schatzmeister mahnt jene Mitglieder durch schriftliche Information, welche mit ihrer Beitragszahlung im Rückstand sind. Hierüber informiert er den Vorstand jährlich.

Abs. 1
Der Schatzmeister ist berechtigt, für jede Spendenzahlung, unabhängig von der Spendenhöhe, steuerbegünstigte Spendenbescheinigungen auszustellen. Die erhaltenen Spenden sind unter Angabe des Spenders, der Spendenhöhe und des Ausstellungsdatums der Spendenbescheinigung in einem Spendenverzeichnis festzuhalten. Das Spendenverzeichnis wird vom Schatzmeister geführt.

Abs. 2
Der Abschluss von Sponsorenverträgen obliegt dem Vorstand. Die Projektleiter sind nicht berechtigt, selbständig derartige Verträge für den Verein abzuschließen. Für die erbrachten Leistungen stellt der Schatzmeister den Sponsoren Rechnungen aus.

Abs. 3
Spenden und erhaltene Leistungen aus Sponsorenverträgen dienen der Finanzierung der laufenden Geschäftstätigkeit des Vereins, wenn sie vom Zuwender nicht ausdrücklich einem bestimmten Zweck zugewiesen werden.

Zuschüsse, die keiner Zweckbindung unterliegen, dienen der Finanzierung der laufenden Geschäftstätigkeit des Vereins. Ist im Zuge der Haushaltsplanung belegbar, dass dem Verein ein Zuschuss gewährt wird, ist dieser entsprechend den Vorgaben des Vorstandes im Haushaltsplan zu verteilen.

Abs. 1
Die empfangenen und abgesandten Rechnungen des Vereins sind unter Angabe des Rechnungsdatums und des Rechnungsbetrages in einem Rechnungsbuch zu verzeichnen. Für empfangene Rechnungen sind ferner der Name des Zahlungsempfängers und das Datum des Zahlungsausganges zu vermerken; für abgesandte Rechnungen der Name des Zahlungspflichtigen und das Datum des Zahlungseinganges. Das Rechnungsbuch wird vom Schatzmeister geführt.

Abs. 2
Rechnungen auf den Namen des Vereins darf ausschließlich der Schatzmeister ausstellen.

Abs. 1
Die Revisionskommission prüft für das vorangegangene Geschäftsjahr nach Feststellung des Jahresabschlusses die Ordnungsmäßigkeit

  • der Kassen- und Kontoführung,
  • des Belegwesens,
  • der richtigen und rechtzeitigen Erhebung der Leistungen an den Verein,
  • des Zahlungsausganges und
  • des Jahresabschlusses.

Mindestens einmal im Laufe des Geschäftsjahres prüft die Kommission die Ordnungsmäßigkeit der Kassen- und Kontoführung des Vereins ohne Ankündigung.

Abs. 2
Die weitere Tätigkeit der Revisionskommission umfasst die laufende Prüfung

  • der Einhaltung der Haushaltsgrundsätze nach § 39 Abs. 1 der Satzung durch den Vorstand,
  • der Wirtschaftsführung des Vereins auf Übereinstimmung mit den Erfordernissen der steuerlichen Gemeinnützigkeit,
  • der Beschlussfassungen des Vorstandes und deren Beurkundung auf Ordnungsmäßigkeit sowie
  • der Liquiditätslage, d. h. der zukünftigen Zahlungsfähigkeit des Vereins.

Abs. 3
Die Kommission ist nicht verpflichtet, jeden Geschäftsvorgang detailliert zu überprüfen. Sie kann sich auf stichprobenartige Kontrollen beschränken.

Abs. 1
Der Bericht besteht aus folgenden Teilberichten:

  • Bericht über die stichtagsbezogene Revision, in dem die Ergebnisse der Prüfungshandlungen nach § 18 Abs. 1 festzuhalten sind und
  • Bericht über die laufende Revision, in dem die Ergebnisse der Prüfungshandlungen nach § 18 Abs. 2 festzuhalten sind.

Dem Bericht ist eine Schlusserklärung anzufügen, aus der die Empfehlung der Revisionskommission an die Mitgliederversammlung zur Entlastung des Vorstandes für das geprüfte Geschäftsjahr hervorgeht.

Abs. 2
Nachdem der Bericht dem Präsidenten der Mitgliederversammlung vorgelegt wurde, erfolgt die Offenlegung gegenüber dem Vorstandsvorsitzenden binnen eines Monats. Für die Offenlegung ist der Präsident zuständig.

Soweit diese Finanzordnung, die Satzung oder sonstige Ordnungen des Vereins in einzelnen Finanzangelegenheiten keine Regelungen enthalten, trifft die Revisionskommission die erforderlichen Entscheidungen.

Diese Finanzordnung tritt nach Genehmigung durch die Mitgliederversammlung an dem Tag in Kraft, an dem die Satzung des Vereins in Kraft tritt.

Bautzen, 27. Oktober 2018

Der Leiter der Mitgliederversammlung
Gerd Habel